Pengguna dan Pengembang Sistem

Oleh: Hery Kiswanto, Mahasiswa Teknik Industri Universitas Pamulang

Ketika sistem informasi yang pertama dikembangkan oleh spesialis informasi, pengguna tidak diharapkan (atau diizinkan) untuk melakukan hal-hal selain penyebutkan kebutuhan informasi mereka. Ketika tuntutan pengguna untuk mendapat dukungan komputer yang lebih besar mengalami lonjakan, para spesialis tidak mampu untuk mengikutinya. Akibatnya, pengguna akhirnya mengembangkan sistem mereka sendiri. Suatu fenomena yang disebut komputasi pengguna akhir.

Pengguna-pengguna lainnya mampu melakukan sendiri kebanyakan pekerjaan pengembangannya dan mengandalkan spesialis hanya untuk jasa konsultasi. Sebuah perusahaan para penggunanya mampu berpartisipasi dalam komputasi pengguna akhir akan menikmati keunggulan atas perusahaan yang penggunanya tidak mampu.

Spesialis-spesialis informasi sebuah perusahaan terdiri atas anilis sistem, administrator basis data, webmaster, spesialis jaringan, programmer, dan operator. Perusahaan hendaknya mengelola pengetahuan yang diawali oleh sumber-sumber daya informasinya. Pengetahuan ini terdapat dalam sistem, peranti lunak, database, dan pengetahuan khusus yang dimiliki oleh pengguna komputer dan spesialis informasi.

Pengetahuan mencerminkan bahan-bahan yang dapat dipelajari dan keahlian meliputi kemampuan-kemampuan alamiah, yang ditingkatkan oleh pendidikan dan pengetahuan. Aplikasi-aplikasi otomatisasi kantor yang pertama awalnya dirancang untuk digunakan oleh para pegawai secretariat dan juru tulis, namun aplikasi tersebut tak berapa lama menyebar ketingkat manajerial dan professional.

Aplikasi ini dimungkinkan oleh suatu konsep yang disebut sebagai kantor maya dimana pekerja tidak harus secara fisik bertempat dilokasi kantor agar dapat melaksanakan pekerjaannya. Gerakan kantor maya yang dipicu oleh telecommuting dan hoteling menjadi begitu popular hingga ia memperluas konsep dari organisasi maya. Pengembangan sistem adalah suatu aktivitas yang selalu berevolusi.

Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun.

Organisasi dan Sistem Informasi

Sistem informasi dan organisasi memiliki hubungan yang saling terkait satu sama lain. Sistem informasi harus selalu disesuaikan dengan organisasi. Organisasi harus mampu mengoptimalkan sistem informasi sehingga mendapatkan keuntungan dari teknologi-teknologi yang ada. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sanat dipengaruhi oleh faktor mediasi, yaitu lingkungan, kultur, struktur, prosedur baku, proses bisnis, politik, keputusan manajemen, dan peluang. Manajer harus mampu memahami sistem informasi, karena sangat akan mempengaruhi kehidupan organisasi. Manajer perlu memilih sistem apa dan bagaimana yang akan dibangun didalam organisasi.

Organisasi (definisi teknis) adalah struktur sosial formal yang stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan untuk diproses sehingga menghasilkan output. Organisasi (definisi bhavioral) adalah sekumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung jawab yang harus diseimbangkan selama periode tertentu melalui konflik dan resolusi konflik. Organisasi (perusahaan) menransformasi input-input ini menjadi produk dan jasa didalam fungsi produksi. Produk dan jasa kemudian dikonsumsi oleh lingkungan dan dikembalikan lagi sebagai input. Sebuah organisasi kelangsungan kegiatannya akan lebih stabil dibandingkan sebuah kelompok.

Ciri-ciri Organisasi :

1.     Rutinitas dan Proses Produksi

Semua organisasi tersusun dari rutinitas dan perilaku individu, kumpulan yang membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk perusahaan untuk memproduksi barang dan untuk merubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi.

2.     Politik Organisasi

Orang-orang yang memiliki sudut pandang yang berbeda mengenai sumber daya, penghargaan, dan hukuman yang diberikan kepada baik karyawan maupun manajer di dalam setiap organisasi.

3.     Budaya Organisasi

Adalah seperangkat asumsi proses bisnis dalam menciptakan nilai dengan kekuatan pengikat yang kuat yang menghambat konflik politik dan mendorong  yang sama, perjanjian pada prosedur, dan praktik yang umum.

4.     Lingkungan Organisasi

Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima. Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan.

5.     Struktur Organisasi

Misal birokrasi professional, yaitu organisasi berbasis pengetahuan dimana barang dan jasa bergantung pada keahlian dan pengetahuan professional. Contohnya seperti firma hukum, sistem sekolah, rumah sakit.

Definisi teknis dan behavioral dari organisasi tidaklah saling kontradiksi. Sebaliknya, masing-masing saling melengkapi. Definisi teknis menjelaskan kepada kita bagaimana beribu-ribu perusahaan dalam pasar yang kompetitif mengkombinasikan modal, tenaga kerja, dan teknologi informasi, sementara model behavioral membawa kita masuk kedalam masing-masing perusahaan untuk melihat bagaimana teknologi itu mempengaruhi kerja internal organisasi.

Stuktur Organisasi

Semua organisasi memiliki bentuk atau stuktur. Klasifikasi Mintzbegt(1979) menunjukkan lima jenis struktur organisasi: struktur wirausaha, birokrasi mesin, birokrasi dengan divisi, birokrasi professional, adhocracy. Pada perusahaan wirausaha kecil anda akan sering menemukan sistem yang dirancang dengan buruk yang dikembangkan terburu-buru yang sering melebihi kegunaannya dengan cepat. Pada rerusahaan multidivisi yang besar yang beroperasi pada rarusan lokasi anda akan sering menemukan bahwa tidak terdapat satu sistem informasi tunggal yang terintegrasi, tatapi justru setiap divisi memilik perangkat sistem informasinya sendiri.

(***)