Serang, Banten – Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi Universitas Pamulang (UNPAM) melaksanakan kegiatan Kerja Praktek di Dinas Kesehatan Provinsi Banten sebagai bagian dari implementasi pembelajaran di dunia kerja. Kegiatan ini bertujuan untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh selama perkuliahan ke dalam lingkungan kerja nyata, sekaligus memberikan kontribusi dalam mendukung digitalisasi administrasi pada instansi pemerintahan.
Selama pelaksanaan Kerja Praktek, mahasiswa melakukan observasi dan analisis terhadap proses pengelolaan arsip surat yang berjalan di lingkungan Dinas Kesehatan Provinsi Banten. Berdasarkan hasil pengamatan, proses pencatatan dan pengarsipan surat masih dilakukan secara semi-manual, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses pencarian data, penyimpanan dokumen, serta pembuatan laporan administrasi. Kondisi tersebut berpotensi menimbulkan kendala dalam pengelolaan dokumen apabila jumlah surat yang dikelola terus meningkat.
Sebagai solusi atas permasalahan tersebut, mahasiswa Universitas Pamulang mengembangkan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat yang dirancang untuk membantu proses administrasi surat secara lebih efektif dan efisien. Sistem ini memungkinkan pengguna untuk mengelola data surat masuk, surat keluar, surat tugas, serta laporan secara terintegrasi dalam satu platform. Dengan adanya sistem tersebut, proses pencatatan dan penyimpanan dokumen dapat dilakukan secara digital sehingga memudahkan pengguna dalam mengakses dan mengelola data yang dibutuhkan.
Pengembangan sistem dilakukan menggunakan pendekatan Design Thinking, yaitu metode yang berfokus pada kebutuhan pengguna dalam menghasilkan solusi yang tepat dan sesuai dengan kondisi di lapangan. Tahapan yang dilakukan meliputi proses identifikasi kebutuhan pengguna, analisis permasalahan, perancangan solusi, pengembangan sistem, hingga pengujian sistem. Melalui pendekatan ini, sistem yang dihasilkan diharapkan mampu memberikan pengalaman penggunaan yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan pegawai di lingkungan Dinas Kesehatan Provinsi Banten.
Sistem yang dikembangkan memiliki beberapa fitur utama, di antaranya pengelolaan data surat masuk, pengelolaan data surat keluar, pengelolaan surat tugas, serta penyajian laporan secara otomatis. Selain itu, sistem juga dilengkapi dengan fitur pencarian data yang memungkinkan pengguna menemukan dokumen dengan lebih cepat dibandingkan metode pencarian arsip secara manual. Implementasi sistem ini diharapkan dapat membantu meningkatkan efektivitas kerja, mengurangi risiko kehilangan dokumen, serta mendukung proses administrasi yang lebih tertata dan terdokumentasi dengan baik.
Melalui kegiatan Kerja Praktek ini, mahasiswa tidak hanya memperoleh pengalaman kerja secara langsung di lingkungan instansi pemerintah, tetapi juga mendapatkan kesempatan untuk mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari selama perkuliahan. Di sisi lain, Dinas Kesehatan Provinsi Banten memperoleh manfaat berupa solusi teknologi informasi yang dapat mendukung transformasi digital dalam pengelolaan administrasi surat.
Kegiatan Kerja Praktek ini menjadi salah satu bentuk kontribusi nyata mahasiswa Universitas Pamulang dalam mendukung pemanfaatan teknologi informasi pada sektor pemerintahan. Diharapkan hasil pengembangan sistem informasi ini dapat menjadi langkah awal dalam meningkatkan kualitas pengelolaan arsip surat serta mendukung terciptanya pelayanan administrasi yang lebih efektif, efisien, dan modern di lingkungan Dinas Kesehatan Provinsi Banten
